Обязанности

Чем предстоит заниматься:

Управлять командой ассистентов, секретарей: от подбора и обучения до постановки KPI и выстраивания стандартов работы;
Обеспечивать административную поддержку топ-менеджмента и подразделений: управлять календарями, поручениями, встречами и качеством сервиса;
Организовывать тревел-процессы: контролировать бронирования, визы, взаимодействие с подрядчиками и оптимизировать командировочные расходы;
Разрабатывать и внедрять регламенты, политики и инструкции для административной, тревел и подписочной функций;
Управлять процессом подписки на периодические издания: координировать оформление бумажных и электронных ресурсов, вести реестры и контролировать бюджеты;
Взаимодействовать с внешними поставщиками, вести переговоры, контролировать договоры и решать нестандартные операционные задачи.

Наши ожидания:

Опыт управления командами административного профиля (секретариат, ассистентская служба, офис-менеджеры) от 3 лет;
Опыт построения или оптимизации процессов административной поддержки;
Практический опыт организации тревел-процессов;
Глубокое понимание стандартов сервиса для руководителей высокого уровня и умение выстраивать эффективную коммуникацию;
Навык разработки регламентов, инструкций, стандартов сервиса.

Мы предлагаем:

График работы 5/2 с 9:30 до 18:00;
Комфортный офис в центре (м. Проспект Мира);
Доступ к современным AI-инструментам;
Комплексную поддержку здоровья: ДМС, включая стоматологию, телемедицину, чекапы; страхование жизни, страхование за рубежом, корпоративные тарифы для близких;
Скидки и предложения для сотрудников;
Насыщенную корпоративную жизнь.

Требования к кандидату

Источник: Работа России Внешняя вакансия из открытого источника.