Специалист по договорной работе

Организация и документооборот:

• Формирование проектных документов, отчётов, презентаций согласно методологиям и ЛНД.

• Организация встреч, совещаний (включая аудио-/видеосвязь, бронирование переговорных, заказ пропусков).

• Ведение и согласование протоколов совещаний (включая оперативные и управляющие советы).

• Формирование и ведение перечней задач и поручений, контроль статусов.

• Организация согласования проектной, сметной, исполнительской документации, контроль сроков.

• Ведение официальной переписки, подготовка проектов писем.

• Размещение и структурирование документов на проектных ресурсах, управление доступом.

Командировки и обеспечение команды:

• Бронирование авиа- и ж/д билетов, гостиниц, трансферов, оформление авансовых отчётов.

• Обеспечение проектной команды рабочими местами, полномочиями в ИС, контроль пропусков.

Учёт трудозатрат и отчётность:

• Внесение данных по проекту в корпоративные системы (статусы, вехи, графики).

• Формирование и согласование трудозатрат в СУТЗ (еженедельно и ежемесячно).

• Контроль учёта трудозатрат в рамках проектов, предоставление отчётов руководителю.

Взаимодействие и эскалация:

• Коммуникация с участниками проекта, заказчиком, поставщиками, смежными подразделениями.

• Эскалация проблем, которые невозможно решить самостоятельно.

Соблюдение нормативных требований:

• Выполнение требований информационной безопасности.

• Изучение и соблюдение ЛНД, участие в их разработке и актуализации.

• Соблюдение коммерческой тайны, правил работы с конфиденциальной информацией.

• Выполнение поручений руководителя, информирование о ходе работ, подготовка отчётных материалов.

• Соблюдение требований по управлению рисками и противодействию коррупции.

Промышленная безопасность, охрана труда и окружающей среды (ПБОТОС):

• Соблюдение нормативных и распорядительных документов по ПБОТОС, правил внутреннего распорядка.

• Прохождение обучения, инструктажей, проверок знаний, медосмотров в установленном порядке.

• Правильное применение средств индивидуальной защиты (СИЗ), бережное отношение к имуществу.

• Немедленное информирование руководителя и ответственных служб о любых ситуациях, угрожающих жизни и здоровью, авариях, несчастных случаях.

• Участие в совещаниях по вопросам ПБОТОС.

Опыт работы:

• Администрирование ИТ-проектов / программ – от 3 лет.

• Обязательный проектный опыт: 1 ИТ-проект с бюджетом от 50 млн руб., территориально-распределённый, длительностью от 12 месяцев, со сложным организационным/функциональным объёмом.

• Желателен опыт в ИТ-консалтинге, нефтегазовой, инженерно-технической, финансовой или планово-экономической сфере, а также по автоматизации бизнес-процессов и внедрению ИС.

Профессиональные навыки:

• Продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio, Project, ARIS).

• Работа с большими объёмами информации: сбор, обобщение, анализ, систематизация.

• Постановка и контроль выполнения задач, работа в режиме многозадачности.

• Формирование отчётности (регламентной и оперативной) в различных разрезах и форматах.

• Организация проектного документооборота и деловой переписки.

• Знание методологий управления проектами (PMBoK, P2M, PRINCE2 и др.).

• Коммуникационные навыки, грамотная устная и письменная речь.

Личные качества: внимательность, ответственность.