Менеджер / помощник руководителя отдела ПТО

Компания: ООО «СК-2008» Заработная плата: договорная от 100 000 руб. определяется по результатам собеседования с учётом опыта, навыков и согласованного объёма обязанностей.

Приглашаем менеджера производственно-технического отдела — помощника руководителя ПТО для организации документооборота, сопровождения договоров, взаимодействия с поставщиками и работы на электронной площадке заказчика.

Ищем внимательного и организованного сотрудника, который умеет контролировать сроки, поддерживать порядок в документах и оперативно решать текущие организационные вопросы.

Обязанности

• Помощь руководителю и ведущему специалисту ПТО в организации ежедневной работы отдела.
• Участие в планировании деятельности отдела с учётом целей компании, графиков выполнения работ и текущих задач по объектам.
• Ведение перечня поручений, контроль сроков их исполнения, сбор информации о ходе выполнения.
• Организация обмена информацией между ПТО, снабжением, бухгалтерией, сотрудниками строительных объектов и другими подразделениями.

Работа с договорами и деловая переписка

• Организационное сопровождение заключаемых соглашений, договоров и контрактов.
• Контроль наличия необходимых приложений, спецификаций и дополнительных соглашений.
• Ведение реестра договоров, отслеживание сроков согласования, подписания и действия документов.
• Направление документов на согласование ответственным специалистам, контроль получения замечаний и исправленных редакций.
• Подготовка деловых писем, запросов, уведомлений и сопроводительной документации.
• Взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и другими деловыми партнёрами в пределах порученных задач.
• Сбор, систематизация и своевременная передача информации, необходимой для работы отдела.

Взаимодействие с поставщиками

• Прямая работа с поставщиками по вопросам заявок, поставок материалов и сопроводительных документов.

Ведение документации ПТО

• Формирование и ведение накопительных папок актов, исполнительной и рабочей документации.
• Систематизация документов по объектам, договорам, видам работ и отчётным периодам.
• Регистрация входящей и исходящей документации.
• Контроль комплектности документов по установленным перечням и требованиям заказчика.
• Ведение реестров актов, исполнительной документации, чертежей и сопроводительных писем.
• Сканирование, копирование, комплектование и подготовка документов к передаче заказчику.
• Отслеживание актуальности версий документов и наличия подписанных экземпляров.
• Организация бумажного и электронного архива, обеспечение быстрого поиска документов.

Работа на электронной площадке заказчика

• Размещение документов на электронной площадке заказчика в соответствии с установленным порядком.
• Заполнение необходимых форм и карточек, загрузка приложений.
• Контроль статусов рассмотрения, согласования и возврата документов.
• Отслеживание уведомлений, замечаний и запросов заказчика.
• Передача замечаний ответственным сотрудникам, повторная загрузка исправленных документов после согласования.
• Подготовка, подача, учёт и контроль согласования распределительных писем на поставку материалов.
• Ведение реестра распределительных писем с указанием объекта, материала, поставщика, даты подачи и текущего статуса.
• Контроль соответствия размещаемой информации согласованным заявкам и документам.

Дополнительные задачи

• Выполнение поручений руководителя и ведущего специалиста отдела ПТО в рамках должностных обязанностей.
• Оперативное информирование руководителя о недостающих документах, нарушении сроков и вопросах, требующих решения.
• Участие в улучшении системы документооборота и учёта задач отдела.
• Соблюдение конфиденциальности служебной и коммерческой информации.

Требования

• Среднее профессиональное или высшее образование. Техническое или строительное образование будет преимуществом.
• Опыт административной работы, договорного сопровождения, документооборота, снабжения или работы в ПТО.
• Уверенное владение Microsoft Excel и Word.
• Умение работать с таблицами, реестрами, электронными папками и большим объёмом документов.
• Навыки ведения деловой переписки и телефонных переговоров.
• Умение проверять реквизиты, даты, номера документов и комплектность приложений.
• Способность самостоятельно организовывать рабочий день, определять приоритеты и соблюдать сроки.
• Внимательность, ответственность, аккуратность и исполнительность.
• Готовность работать в режиме многозадачности и взаимодействовать с несколькими подразделениями.
• Умение своевременно уточнять недостающую информацию и доводить порученные задачи до результата.

Будет преимуществом

• Опыт работы в строительной организации или производственно-техническом отделе приветствуется.

Условия работы

• Заработная плата — договорная, определяется по результатам собеседования с учётом опыта, навыков и согласованного объёма обязанностей.
• Работа во взаимодействии с ведущим специалистом отдела ПТО.
• Задачи в области строительного документооборота, сопровождения поставок и взаимодействия с заказчиком.
• График, место работы, формат оформления и остальные условия обсуждаются на собеседовании.