Главный специалист по сопровождению трансформационных проектов / Проектный администратор

ГБУ МО "Мосавтодор" ищет главного специалиста по сопровождению трансформационных проектов / проектного администратора.

Нужен исполнительный, системный и внимательный сотрудник, который сможет помогать заместителю генерального директора по развитию и цифровизации в ежедневном сопровождении проектов: вести задачи в Битрикс24, контролировать сроки, собирать статусы, фиксировать договоренности, готовить протоколы, письма, справки и материалы к совещаниям.

Обязанности:

- Ведение и контроль проектной деятельности:

• Ведение единого реестра трансформационных проектов.

• Обеспечение актуальности информации по каждому проекту.

• Ведение перечня задач, сроков, ответственных лиц и контрольных точек.

• Запрос у исполнителей информации о текущем статусе выполнения задач.

• Контроль исполнения поручений.

• Фиксация нарушений сроков, препятствий к выполнению задач и вопросов, по которым отсутствуют решения.

• Подготовка кратких отчетов о текущем статусе проектов для руководителя.

• Обеспечение фиксации договоренностей, достигнутых в переписке, устных обсуждениях и на совещаниях.

- Работа в «Битрикс24»:

• Создание проектных пространств, задач и контрольных списков в «Битрикс24».

• Назначение ответственных лиц, соисполнителей, наблюдателей и сроков исполнения.

• Контроль актуальности статусов задач.

• Размещение в задачах документов, протоколов, комментариев и материалов.

• Контроль исполнения задач в установленные сроки.

• Подготовка выгрузок по просроченным задачам, ответственным лицам и текущим статусам.

• Контроль завершения задач только после подтверждения их фактического выполнения.

- Сопровождение совещаний:

• Подготовка повестки проектных совещаний.

• Предварительный сбор материалов от участников.

• Подготовка кратких справок, таблиц и информации о статусах к совещаниям.

• Фиксация принятых решений.

• Подготовка протоколов и перечней поручений.

• Оформление договоренностей, достигнутых по итогам совещаний, в виде конкретных задач в «Битрикс24».

• Контроль исполнения поручений по итогам совещаний.

• Подготовка для руководителя краткой информации о принятых решениях, ответственных лицах, сроках и проблемных вопросах.

- Взаимодействие с участниками проектов:

• Взаимодействие с исполнителями внутри Учреждения.

• Запрос информации у структурных подразделений.

• Направление исполнителям напоминаний о сроках этапов и проектов.

• Уточнение причин задержек.

• Получение конкретной информации о статусе выполнения задач.

• Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками.

• Регулярное рабочее взаимодействие с представителями Министерства транспорта и дорожной инфраструктуры Московской области, Министерства государственного управления и связи Московской области и иных органов власти.

• Передача руководителю на рассмотрение вопросов, требующих управленческого решения.

- Подготовка документов и материалов:

• Подготовка проектов писем, служебных записок, запросов и поручений.

• Ведение проектных папок и реестров документов.

• Обеспечение актуальности дорожных карт.

• Подготовка таблиц, информации о статусах, контрольных списков и справок.

• Сбор материалов для докладов, презентаций и совещаний.

• Обеспечение наличия по каждому проекту актуальных документов, сроков, ответственных лиц и решений.

- Контроль рисков и проблемных вопросов:

• Фиксация рисков по проектам.

• Ведение перечня проблемных вопросов.

• Контроль вопросов, по которым отсутствуют принятые решения.

• Информирование руководителя о рисках нарушения сроков.

• Фиксация повторяющихся нарушений при исполнении задач.

• Подготовка для руководителя краткой информации о проблеме, ответственном лице, сроке и требуемом решении.

- Взаимодействие с подрядчиками и внешними исполнителями:

• Запрос у подрядчиков информации о текущем статусе работ.

• Контроль сроков предоставления материалов.

• Фиксация отклонений от достигнутых договоренностей.

• Подготовка вопросов для рабочих встреч.

• Сопоставление фактического выполнения работ с дорожной картой.

• Информирование руководителя о задержках, рисках и проблемных вопросах во взаимодействии с подрядчиками.

Требования, Профессиональные навыки и умения:

Обязательные:

- Опыт административного, проектного или организационного сопровождения задач;

- Умение одновременно сопровождать несколько проектов и поручений;

- Уверенное владение Word, Excel и PowerPoint;

- Опыт работы в CRM-системе «Битрикс24» или аналогичных системах;

- Грамотная устная и письменная речь;

- Навыки подготовки протоколов, писем, справок и поручений;

- Внимательность при контроле сроков, деталей и достигнутых договоренностей;

- Исполнительская дисциплина;

- Способность самостоятельно запрашивать и уточнять необходимую информацию;

- Навыки делового взаимодействия с руководителями, исполнителями, подрядчиками и представителями органов власти;

- Готовность к работе с большим количеством задач и участников.

Желательные:

- Опыт работы в проектном офисе;

- Опыт сопровождения цифровых, организационных или управленческих проектов;

- Опыт работы в государственном секторе, ГБУ, органах власти или крупных инфраструктурных организациях;

- Опыт ведения задач в «Битрикс24»;

- Опыт подготовки материалов для руководства;

- Опыт взаимодействия с подрядчиками;

- Базовое понимание порядка подготовки технических заданий, исполнения договоров, проведения закупок и внедрения информационных систем.

Условия:

ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА (НА РУКИ): 150 000 руб.

график работы: понедельник-пятница

Режим работы: пн-чт: с 8:45 до 17:45
пт: с 8:45 до 16:30
место работы: г.о. Красногорск, 26 км автодороги "Балтия", "Бизнес-центр "Рига-Ленд"

Корпоративный транспорт:

от ст. м Строгино (~20 мин.), м. Щукинская (~25 мин.), ж/д ст. Красногорская (~10 мин.)