Обязанности

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

Организует встречу, размещение гостей (бронирование гостиницы, билетов ж/д и авиа транспорта, организация встречи а/м транспортом). Оформление командировочных документов, регистрация прибывших в командировку.

Требования

Офис-менеджер должен знать:

- Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

- Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

- Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- Организацию делопроизводства;

- Методы оформления и обработки документов;

- Архивное дело;

- Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- Правила составления деловых писем с использованием типовых форм.- Основы этики и эстетики;

- Правила делового общения;

- Правила эксплуатации вычислительной техники.

Условия

Допустимые

Требования к кандидату

Образование: Высшее образование — бакалавриат
Опыт работы: Без опыта

Навыки и документы

Навыки: Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя; Взаимодействие с внутренними подразделениями и сотрудниками; Ведение делопроизводства, документооборота; Ответственность , добросовестность; Коммуникабельность; Тактичность, дипломатичность; Разработка, организация мероприятий; Контроль наличия расходных материалов/канцелярии; Хранение и архивирование документов; Знания в области делопроизводства и документооборота; Хранение входящей и исходящей корреспонденции; Подготовка переговорных комнат; Участие в разработке номенклатур; Формирование, подготовка, оформление документов, документации; Работа с первичной документацией; Организация, контроль делопроизводства, документооборота; Работать с корреспонденцией; Отправка входящей, исходящей корреспонденции, документов; Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов; Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, документацией; Отправка и получение корреспонденции, документов почтой; Отправка почтовой корреспонденции/документов; Регистрация корреспонденции; Сортировка корреспонденции; Ведение учета входящей/исходящей корреспонденции; Подписание документов, корреспонденции у руководителя; Работа с деловой корреспонденцией; Ведение журналов, реестров корреспонденции

Данные по вакансии

Сфера деятельности: Административная работа, секретариат, АХО
График работы: Полный рабочий день
Условия труда: Допустимые
Место/тип рабочего места: Нет; Да
Медицинские требования: Медкнижка: Не указано
Количество рабочих мест: 1
Адрес места работы: Самарская область, Город Самара, Мирная улица, дом 162
Проживание: Нет

Дополнительные сведения

Перспектива карьерного роста: Нет
Типовая должность: Офис-менеджер

Контакты по вакансии

Контактное лицо: Алянина Анастасия Николаевна
Телефон: +7(917) 132-10-30
Эл. почта: alyanina.an@k-inc.ru

Источник: Работа России Внешняя вакансия из открытого источника.

Перейти к источнику

Офис-менеджер