Помощник первого заместителя директора

Организационно-техническое обеспечение деятельности первого заместителя директора. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы первого заместителя директора.

Отправка документации по адресатам, доведение принятых первым заместителем директора решений до непосредственных исполнителей.

Обеспечение печатания и размножения служебных документов.

Обеспечение сохранности документов.

Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции.

Осуществление контроля соблюдения сроков выполнения указаний первого заместителя директора, изданных приказов, распоряжений и поручений.

Обеспечение приема телефонных звонков, соединения первого заместителя директора с абонентами, осуществление при необходимости оперативной связи с физическими и юридическими лицами, исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам текущей деятельности.

Организация приема посетителей.

Бронирование гостиничных номеров и закупка проездных документов для командировок первого заместителя директора.

Обеспечение конфиденциальности сведений, полученных в ходе осуществления трудовой деятельности.

Подготовка необходимой отчетности по результатам работы.

Высшее образование – бакалавриат.

Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации; владение персональным компьютером на уровне опытного пользователя, уверенное пользование программными продуктами Microsoft Office, владение средствами коммуникации и связи.

Помощник первого заместителя директора должен знать: основы гражданского законодательства; законодательные и нормативные правовые акты, регулирующие деятельность Учреждения; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело;правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

Владение персональным компьютером на уровне опытного пользователя, уверенное пользование программными продуктами Microsoft Office, владение средствами коммуникации и связи.