Делопроизводитель

Приём, учёт и регистрация документов. Принимает входящую корреспонденцию, проверяет её на соответствие стандартам, наличие подписей и печатей.

Распределение и контроль исполнения. Направляет документы в нужные подразделения или исполнителям согласно резолюции руководителя. Ведёт учёт прохождения документов, контролирует сроки исполнения, напоминает исполнителям о приближающихся датах, при нарушениях докладывает руководству. 

Работа с исходящей документацией. Проверяет правильность оформления исходящих бумаг, регистрирует их в специальном журнале и отправляет адресатам.

Систематизация и хранение. Систематизирует документы текущего архива, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность.

Подготовка к архивному хранению. После завершения делопроизводства делопроизводитель подготавливает документы (в бумажном или электронном виде), составляет описи дел и сдаёт их в архив. 

Организационно-техническое обеспечение. Готовит материалы для руководителя (приказы, письма, запросы), организует проведение совещаний и заседаний (сбор материалов, оповещение участников, регистрация), обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами.

Разработка номенклатуры дел. Совместно с начальниками структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел на календарный год и при необходимости согласовывает её с экспертной комиссией архива.

Работа с конфиденциальной информацией. Обеспечивает защиту проходящей служебной документации, соблюдает требования по защите персональных данных и иной конфиденциальной информации. 

Выполнение отдельных поручений. В рамках своей компетенции выполняет служебные поручения руководителя.

Знания нормативных правовых актов и методические документы, которые регулируют делопроизводство;

Структуры организации, функции её подразделений;

Правила защиты конфиденциальной информации;

Основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка;

Уметь:

Работать с разными информационно-документационными ресурсами организации;

Пользоваться базами данных, справочно-правовыми системами, системами электронного документооборота (СЭД);

Применять современные ИКТ для оптимизации работы с документами;

Грамотно оформлять документы, редактировать их;

Систематизировать и хранить документы, в том числе формировать описи для архива;

Контролировать прохождение документов и выдавать справки.